Действия нотариуса по приему на хранение документов
Случаи, когда возникает необходимость сберечь ценные бумаги, встречается достаточно часто. Нотариальная контора – место, где не только оказывают юридическое сопровождение сделок, заверяют документы, но и обеспечивают их надежную сохранность. Люди хотят быть уверены в неприкосновенности сейфа, наличии возможности всегда им воспользоваться. Рассмотрим как это происходит на практике.
Понятие принятия на хранение документов нотариусом
Нотариальный сейф либо архив – идеальное место, куда можно поместить ценные бумаги, не опасаясь за их сохранность. Профессиональные обязанности сотрудников контор регламентированы нормативно-правовыми государственными актами – статьями 97, 98 базового Закона о Нотариате.
При оказании услуги составляется договор ответственного сбережения. Этот документ является гарантом исполнения нотариусом своих обязательств перед клиентом.
Что можно сдать на сохранение
Нотариус принимает на хранение документы:
- бумаги, выданные государственными структурными органами – свидетельства, дипломы об образовании, профессиональной подготовке, выписки, справки;
- персональные документы граждан – патенты, долговые расписки, доверенности, кредитные договора, согласия, схемы, чертежи, важные рукописи;
- удостоверения, свидетельства, имеющие юридическую ценность, которые могут быть востребованы в судебных разбирательствах или хозяйственных конфликтах;
- документы о правах владения имуществом, объектами недвижимости, ценными активами;
- регистрационные акты гражданского состояния населения.
Процесс передачи документов под ответственность нотариуса
Процедура начинается с составления описи – бланк включает следующую информацию:
- название документа, подлежащего хранению;
- число листов в нем;
- состояние – это необходимо для того, чтобы при получении у клиента не было претензий по поводу их внешнего вида.
Опись составляют в двух экземплярах – один остается у нотариуса, второй – отдается на руки клиенту. На обоих экземплярах ставятся подписи отдающей и принимающей сторон.
Последующий алгоритм принятия на хранение документов:
- ценные бумаги, опись, их подтверждающая, складываются в конверт или непрозрачный пакет;
- каждая единица визируется представителем конторы, на бланке указывается дата принятия на хранение, сроки, в течение которых она будет находиться там;
- пакет опечатывают, затем кладут в сейф;
- клиент получает официальное свидетельство и опись принятых у него, документов.
Владельцу переданного пакета выдают свидетельство, где указано:
- место проведения сделки;
- дата сдачи бумаг на хранение;
- адрес конторы;
- персональные данные сотрудника, оформившего сделку;
- паспортные данные клиента или его юридический адрес, если клиент не является физическим лицом;
- ссылка на прилагаемую к свидетельству, опись, взятого на хранение;
- период, по истечении которого клиент обязан забрать документы.
С этого момента нотариус несет юридическую ответственность за вверенный ему ценный пакет. Оплачивает его услуги заинтересованное лицо.
Сроки хранения
Временные параметры, когда ценные бумаги не могут быть уничтожены, регулируются Гражданским Кодексом страны – 196 статьей.
Применительно к бумагам юридических и физических лиц определены следующие сроки хранения документов у нотариуса:
- договора и соглашения с поставщиками, контрагентами – 5 лет от даты завершения их сроков актуальности;
- выписки банков, финансовых организаций ООО – такой же период;
- налоговые выписки, декларации, реестры, справки – не менее 5 лет;
- договора о предоставлении услуг и акты выполненных работ – 5 лет;
- трудовые соглашения работодателя с сотрудниками, персональные дела работников, официально оформленных после 2003 года – 50 лет. Для лиц, принятых на работу ранее указанного периода – 75 лет от момента зачисления в штат организации;
- эквайринговые выписки и чеки – 90 дней. По истечении указанного срока уничтожать бумаги нельзя – их следует хранить в архиве;
- регистрационные нотариальные выписки, подтверждающие сопровождение сделок купли-продажи недвижимого имущества – 30 суток;
- чеки и квитанции об оплате коммунальных услуг и тарифов ЖКХ – 36 месяцев. Именно таков период их исковой давности, установленный законодательно. Дополнительно рекомендуется хранить электронный вариант платежных квитанций в компьютере;
- чеки на купленный товар, ценники и этикетки — 14 суток. В течение того времени приобретенную вещь потребитель имеет право вернуть обратно.
Для улучшения качества и условий хранения ценных бумаг разрешается их перевод в электронный цифровой вариант. После того, как сроки сохранности будут исчерпаны, документы можно уничтожить. Перед процедурой составляется акт утилизации.
Заключение
Законодательным правом хранения ценных бумаг наделены только сотрудники нотариальных контор. Они принимают документы на бумаге, электронных носителях. Сделка заключается на основании договора, список принятого подтверждается описью. Если нотариус не знает о том, что находится внутри, ответственность он несет непосредственно за пакет, а не его содержимое. Принятые на хранение документы нотариус возвращает по первому требованию того, кто их сдал.
На какой срок выдается доверенность
Срок действия доверенности не может превышать один год со дня ее оформления, если иное не указано в самом документе.
Максимальный срок, на который оформляют полномочия представителя
Ранее законодательно было установлено ограничение, на какой срок выдается доверенность, — максимально на три года. Но с принятием ФЗ «О внесении изменений в … ГК РФ» от 07.05.2013 № 100-ФЗ данная норма была изменена. По действующему ГК РФ, доверитель не ограничен в выборе продолжительности действия, ни максимального, ни минимального предела не установлено.
Простая
Если оформление полномочий не требует нотариального удостоверения, то сделка совершается в простой письменной форме, заверяется подписью и печатью (при наличии) физического или юридического лица. При определении периода действительности документа целесообразнее исходить из целей, для которых он выдается, так как законодательно доверитель свободен в выборе.
Есть несколько вариантов по определению времени, на сколько выдается доверенность:
- указать конкретный период, например, на два месяца или десять лет;
- установить предельную дату, например, до 31.12.2021;
- связать продолжительность действия с конкретным событием, например, при оформлении какого-то разового поручения.
Нужна доверенность? Эксперты КонсультантПлюс подготовили шаблоны для разных случаев: для физлиц и организаций. Используйте бесплатный доступ, чтобы найти и скачать нужные.
Нотариально заверенная
Правила ГК РФ распространяются и на срок действия нотариальной доверенности, в этом случае он ограничивается волеизъявлением доверителя, но есть исключение. Действие полномочий, которые оформляются в порядке передоверия, не превышают срока доверительного документа, на котором они основаны (ст. 187 ГК РФ). Например, если полномочия представителя оформлены на шесть лет с правом передоверия, и через пять месяцев совершается передоверие, то максимально в выданной бумаге в порядке передоверия указывают пять лет и семь месяцев, но допускается указать меньшую продолжительность (п. 8.4 письмо ФНП от 22.07.2016 № 2668/03-16-3).
Для представления интересов за пределами страны
Ответ на вопрос, на какой срок может быть выдана доверенность для представления интересов за пределами страны, зависит от формы ее совершения (п. 2 ст. 186 ГК РФ):
- если документ нотариально удостоверен и период действия не указан, то он действителен до момента его отмены;
- если простая письменная форма, то применяем общие нормы: либо в течение указанного периода (справедливо и в случае нотариального удостоверения при указании такого периода в доверенности), либо один год с момента совершения.
Сколько действует, если срок не указан
Доверитель вправе не указывать срок действия генеральной доверенности, как и любой другой. Тогда встает вопрос, в течение какого времени она действует? Ответ: один год с даты ее оформления. Указание даты совершения — обязательный реквизит этого документа, иначе он ничтожен, то есть не влечет никаких юридически значимых последствий (п. 1 ст. 186 ГК РФ).
Важно помнить, что доверитель вправе в любое время отозвать полномочия представителя, за исключением безотзывной доверенности. Сделать это требуется по определенным правилам (ст. 189 ГК РФ):
- уведомить представителя и известных доверителю третьих лиц, для представления интересов перед которыми выдан документ;
- если документ удостоверялся нотариусом, то сведения об отмене вносятся им в реестр нотариальных действий;
- если односторонняя сделка совершена в простой письменной форме, то по желанию информацию об отмене доверитель вправе опубликовать в официальном издании для сведений о банкротстве. В этом случае подпись на заявлении об отмене требуется нотариально удостоверить.
Кроме этого, действуют иные общие основания для прекращения (ст. 188 ГК РФ).
В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.